職種ごとにスタッフを自動で振り分ける
「この施術は有資格者しか担当できない」「その職種の時間は、その職種にしかできない施術のために空けておきたい」—— 担当できる職種が分かれている店舗では、予約が入るたびに誰を割り当てるかを人が判断していると、 資格が要る施術のための枠を、誰でもできる施術で埋めてしまうことがあります。
サブスクラインは、予約が入った時点で担当者を自動で選びます。 担当できる人の範囲と、その中で先に埋めたい順番を設定しておけば、この振り分けは設定だけで作れます。
このページでは、次の運用を例に設定手順を説明します。
| 担当できる職種 | 予約が入ったときの割り当て | |
|---|---|---|
| 医療メニュー | 看護師のみ | 空いている看護師 |
| エステメニュー | エステティシャン・看護師の両方 | エステティシャンを優先。エステティシャンが全員埋まっているときだけ看護師 |
こうしておくと、エステメニューの予約は先にエステティシャンへ入るため、 看護師の時間が医療メニューのために残りやすくなります。
設定に使う3つの部品
| 部品 | 役割 | この例での中身 |
|---|---|---|
| サブリソース | 担当スタッフ1人。1人につき1つのカレンダーを持ち、空きはそのカレンダーで判定します。 | エステティシャン2名・看護師2名 |
| リソース | 施術の枠。「誰が担当できるか」はここで決まります。 | 医療施術枠・エステ施術枠 |
| メニュー | お客様が予約画面で選ぶもの。リソースを紐づけます。 | 医療メニュー・エステメニュー |
ポイントは2つです。
- 担当できる範囲は「リソースを分ける」ことで表す。 1つのリソースに紐づけたスタッフは、全員がそのリソースを担当できる扱いになります。職種の組み合わせが違うなら、リソースを分けます。
- 優先順位は「サブリソースの並び順」で決める。 同じリソースを担当できる人が複数いるとき、並び順が上の人から割り当てます。
1. 担当スタッフをサブリソースとして登録する
「予約」→「メニュー」のサブリソースタブで、担当スタッフを1人ずつ登録します。 あとで並び順を判断しやすいよう、名前に職種を入れておくと運用が楽になります。
一覧の「適用リソース」列には、そのスタッフが担当できる施術枠が並びます。 上の例では、エステティシャンはエステ施術枠だけ、看護師はエステ施術枠と医療施術枠の両方を担当できる状態です。
2. 施術枠（リソース）を職種の組み合わせごとに分ける
リソースタブでリソースを作り、編集画面の「高度な設定」にあるサブリソース欄で、担当できるスタッフを選びます。
医療施術枠には、看護師だけを選びます。ここでエステティシャンを選ばなければ、医療メニューの予約がエステティシャンへ回ることはありません。
エステ施術枠には、エステティシャンと看護師の両方を選びます。 この「両方が担当できる枠」で、次の手順の並び順が効きます。
「予約数/間隔」も担当できる人数に合わせてください
リソース編集画面の予約数/間隔は、その施術枠が同じ時間帯に受け付ける件数の上限です（予約設定が「事前に空き枠を作成しない」のときに効きます）。
担当できる人数を増やしても、この値が小さいままだと担当者が空いていても上限で頭打ちになり、それ以上は予約が入りません。 管理画面でリソースを作ると初期値は 1 が入るため、そのままだと1件目の予約が入った時点でその時間帯の枠が消えます。 上の例では、医療施術枠は 2（看護師2名）、エステ施術枠は 4（エステ2名＋看護師2名）を入れています。 スタッフを追加したときは、この値の見直しも忘れないでください。
なお、この欄が空のまま保存されているリソース（古い設定やデータ取り込みで作られたもの）は、空き枠が1件も表示されません。枠が出ないときは、まずこの欄を確認してください。
3. メニューをリソースに紐づける
メニュータブで、メニューごとに使うリソースを紐づけます。医療メニューは医療施術枠へ、エステメニューはエステ施術枠へ紐づけます。
メニュー編集画面の「予約可能リソース」で、紐づけ先を確認できます。
医療メニューにエステ施術枠を紐づけない
「マルチリソース」を有効にしている場合、メニューに複数のリソースを紐づけると、その予約は 紐づけたリソースをすべて消費します（1人が全部を担当するか、施術ごとに担当者が分かれるかは設定によります。詳しくは後述）。 無効の場合は、お客様が予約画面でリソースを1つ選びます。 どちらにしても「看護師しか担当できない」を守るには、医療メニューに紐づけるリソースを医療施術枠だけにしてください。
4. 並べ替えで優先順位を決める
サブリソースタブの「並べ替え」を開き、先に割り当てたいスタッフを上へドラッグします。 ここではエステティシャンを看護師より上に置きます。
「完了」で保存すると、以降の予約から反映されます。
並び順は全リソース共通です
並び順はスタッフごとに1つで、リソースごとに別々の順番を持つことはできません。 医療施術枠には看護師しか紐づいていないため、エステティシャンを上に置いても医療メニューの割り当ては変わりません。
割り当てのルール
- 空いているサブリソースのうち、並び順が上の人から割り当てます。 上の人が埋まっていれば、順に下へ回ります（1つのメニューで施術を続けて行う場合だけ例外があります。後述）。
- 予約画面に表示する空き枠の計算と、予約が確定するときの割り当ては同じ並び順を使います。表示と確定で判断が食い違って、空いているのに予約できないという状態にはなりません（他のお客様が先に同じ枠を確定した場合を除きます）。
- 空きはスタッフ本人のカレンダーで判定します。同じスタッフを複数のリソースに紐づけても、二重予約にはなりません。
- 空き枠の作成方式（予約設定の「事前に空き枠を作成する／しない」）がどちらでも、並び順は同じように効きます。複合メニューを通しで1人が担当するかどうかも、空き枠の作成方式とは独立した設定です。
- 並び替えは次回以降の予約から反映されます。すでに入っている予約の担当者は変わりません。
並び替えをしていないと全員が同じ優先度になります
一度も並び替えをしていないサブリソースは、すべて同じ優先度として扱われ、割り当て順は登録順になります。 優先して割り当てたいスタッフがいるときは、必ず並び替えで明示してください。
1つのメニューで施術を続けて行う場合
予約設定で「マルチリソース」を有効にしていると、 1つのメニューに複数のリソースを紐づけて、施術を順番に続ける予約にできます。
このときの担当者の決まり方は、「通しで1人」の設定で変わります。 この設定は店舗ごとに持っていて、予約設定の 複合メニューの担当者に現在値が出ます（変更はサポートへご依頼ください）。
| 設定 | 担当者の決まり方 |
|---|---|
| 通しで1人（初期値） | 全部の施術を通して担当できる人だけを、並び順の上から選びます。通しで担当できる人がいない時間帯は枠が出ません。 |
| 施術ごとに分けてよい | まず通しで担当できる人を並び順の上から探し、見つかればその1人が全区間を担当します。いなければ区間ごとに別々の担当者を割り当てます。 |
この設定は「事前に空き枠を作成する／しない」とは独立しています。 どちらの空き枠作成方式でも、 上の表のとおりに決まります。空き枠作成方式を変えるために、担当者の決まり方を諦める必要はありません。
以下は「施術ごとに分けてよい」に設定した場合の例です。 上の例（医療施術枠＝看護師のみ、エステ施術枠＝エステ＋看護師）で「医療施術 → エステ施術」と続く 60分のメニューを作ると、空き状況によって担当者は次のように決まります。
| そのときの空き状況 | 担当者 |
|---|---|
| 全員空いている | 看護師 森が60分すべてを担当（1人）。エステティシャンは並び順が上でも選ばれません |
| 看護師 森が塞がっている | 看護師 西村が60分すべてを担当（1人）。次の看護師へ繰り下がります |
| 医療施術の時間帯には看護師が空いているが、60分通しで空いている看護師はいない | 2人に分かれます。 医療施術は看護師、エステ施術は並び順が上のエステティシャン 岡本 |
| 医療施術の時間帯に空いている看護師が1人もいない | その時間帯の枠が出ません。 エステ施術枠に空きがあっても予約できません（後半だけ看護師が空いていても同じです） |
どちらの設定でも、両方を担当できる人がいる限り、その人が通しで担当します。 上の例で「エステはエステティシャンに任せたい」と考えて医療とエステを1つのメニューにまとめると、 看護師が空いているかぎり看護師が両方を担当し、エステティシャンには回りません。 「施術ごとに分けてよい」は通しで担当できる人がいないときの受け皿で、担当を指定するものではありません。 施術ごとに担当を必ず分けたいなら、1つのメニューにまとめず、メニューを分けて別々に予約してもらってください。 外部の予約サイトから取り込む予約だけは、連携の設定で担当者を指定すると1つのメニューのままでも分けられます（後述）。
担当者が2人に分かれたときは、それぞれのカレンダーに別々の予定が入ります（1人が通しで担当したときは1件です）。
「通しで1人」のままだと枠が出ないことがあります
通しで1人に設定していると、前半だけ空いている人と後半だけ空いている人がいても、 その時間帯の枠は出ません。1人で最後まで担当できることが条件だからです。 「担当者は空いているのに枠が出ない」ときは、まずこの設定を確認してください。
施術ごとに担当者が変わってよいなら施術ごとに分けてよいへ変更すると、その時間帯も予約できるようになります。 担当を必ず1人に固定したい場合は、通しで1人のままにしてください。
なお空いているスタッフのうち並び順が上の人から選ぶという基本は、どちらの設定でも同じです。
イベント申込は通しで1人のままです
イベント申込（申込ルールで枠を決める予約）では、施術ごとに担当者を分けられません。 「施術ごとに分けてよい」に設定していても、イベント申込の枠は通しで1人が担当できるときだけ出ます。
区間が分かれるときは、まれに並び順どおりにならないことがあります
区間ごとに担当者を分けるときは、通常は並び順の上から順に割り当てます。 ただしその順で取ると「先の施術が、後の施術で唯一空いている人を取ってしまい、予約が成立しない」ことがあります。 その場合にかぎり、システムは全区間を埋められる組み合わせを探し直すため、並び順が上の人が先の区間に付かないことがあります。
外部の予約サイトと連携しているとき
外部の予約サイトからの予約を取り込んでいる場合も、取り込んだ予約の担当者はこのページの並び順で決まります。 外部サイト側で誰が担当するかを決めていても、その情報は取り込まれません。
外部との連携では、次の2点を設定できます。
| やりたいこと | 設定する場所 |
|---|---|
| 外部サイトのメニューごとに、取り込み先のメニューを変える | メニューの「連携先のメニュー名」 |
| 取り込んだ予約を特定の担当者へ寄せる | 連携の設定（サポートへご依頼ください） |
| 自社で受けた予約を、外部サイトでも同じ担当者で登録する | サブリソースの「連携先のスタッフID」 |
外部サイトのメニューごとに取り込み先を変える場合は、メニューの編集画面にある 「連携先のメニュー名」へ、外部サイト側の同じメニューの名前を入力します。 外部サイトから予約が入ると、その通知に書かれたクーポン名、続いてメニュー名と突き合わせて取り込み先のメニューを決め、 そのメニューに紐づくリソースと担当者の枠を消費します。クーポンを使った予約では、通知のメニュー欄に大分類しか載らず、 実際の施術はクーポン名にしか出ないことがあります。そのため、クーポン名で取り込み先が決まる場合はそちらを優先し、 決まらなければメニュー名で決めます。 つまり、エステのメニューにはエステが担当するリソースを、医療のメニューには医療が担当するリソースを 紐づけておけば、外部サイトからの予約もこのページの振り分けに乗ります。 未入力のメニューは対応付けの対象外で、従来どおり連携設定で決めた既定のメニューへ取り込みます。 取り込み専用のメニューを作る場合は、メニューステータスを「未掲載」にしてお客様の予約画面へ出さないようにできます。 未掲載でも対応付けは効きます。
通知には大分類とメニュー名が並んで届きます
外部サイトの通知は「大分類 → 実際のメニュー名 → 所要時間目安」の順で届くことがあります。 どちらの名前でも対応付けできますが、一致した名前のうち最も長いものを採用するため、 具体的なメニュー名を入れておくと、同じ欄の中では大分類より優先されます。なお、クーポン名の欄で一致するメニューがあれば、メニュー欄は見ずにそちらを採用します（クーポン名に大分類の文字が含まれていると、メニュー欄の具体名より大分類のメニューが選ばれることがあります）。
クーポン名は、通知に載るクーポン名の一部（例: 施術名だけ）を登録しても一致します。 同じ欄の中で複数に一致したときは、同様に最も長い名前を採用します。
なお、同じ「連携先のメニュー名」は、このメニューの予約を外部サービスへ登録するときのメニュー選択にも使われます（連携設定でメニューの選択が設定されている場合）。クーポン名の一部を登録するときは、外部サービスの予約登録画面のメニュー候補のうち、完全に同じ名前か、ちょうど1件にだけ含まれる値にしてください。候補と完全に同じ名前の候補が無く、どの候補にも当てはまらない、または2件以上の候補に含まれる値だと、外部サービスへの登録は行われません。
取り込んだ予約を特定の担当者へ寄せる場合は、連携の設定で先に使う担当者を指定します。 指定した担当者は、その人が担当できる施術を、間にはさまる施術も含めて通しで受け持ちます。 その人が担当できない施術（有資格者しかできない施術など）だけが、このページの並び順どおり他の担当者へ回ります。
たとえば「エステ施術 → 医療施術 → エステ施術」と続くメニューでエステティシャンを指定しておくと、 前後のエステ施術は指定したエステティシャン、間の医療施術は看護師、という分かれ方になります。 指定が無いときは、通しで担当できる看護師が空いていれば看護師が3つとも担当します（このページの前半の決まり方）。
このとき、エステティシャンのカレンダーには最初の施術の開始から最後の施術の終了までの予定が1件入ります。 間の医療施術の時間も塞がるため、その時間帯に別の予約は入りません。 指定した担当者がこの通しの時間帯に1人も空いていない場合は、指定が無いときと同じ決まり方に戻ります。 指定したことで予約できる時間帯が減ることはありません。
取り込み先のリソースを他のメニューと共用していても、他のメニューの割り当ては変わりません。 リソースに紐づくスタッフを増減させる方法では、そのリソースを使う全メニューの割り当てが変わってしまうため、 共用しているリソースではこの指定を使ってください。
外部サイトでも同じ担当者で登録する場合は、サブリソースタブでスタッフの「編集」を開き、 「連携先のスタッフID」に外部サイト側のスタッフIDを入力します。 自社で受けた予約を外部サイトへ登録するとき、このIDのスタッフで登録します。 空欄のままでも予約は連携されますが、外部サイト側の担当者は連携設定の並び順で決まります。
入力するIDを取り違えると別のスタッフの予定になります
どのIDが誰かは外部サイト側でご確認ください。存在しないIDを入れた場合は、そのIDでの登録に失敗したあと、 連携設定に登録済みのスタッフへ順に切り替えて登録します。
職種が3つ以上あるときは
考え方は同じで、「担当できる職種の組み合わせ」の数だけリソースを作ります。 たとえば「有資格者のみ」「有資格者＋施術スタッフ」「全員」の3通りがあるなら、リソースを3つ作り、それぞれに担当できるスタッフを紐づけます。 並び順は全体で1つなので、「先に埋めたいスタッフほど上」という基準で通しの順番を決めてください。