職種ごとにスタッフを自動で振り分ける
「この施術は有資格者しか担当できない」「その職種の時間は、その職種にしかできない施術のために空けておきたい」—— 担当できる職種が分かれている店舗では、予約が入るたびに誰を割り当てるかを人が判断していると、 資格が要る施術のための枠を、誰でもできる施術で埋めてしまうことがあります。
サブスクラインは、予約が入った時点で担当者を自動で選びます。 担当できる人の範囲と、その中で先に埋めたい順番を設定しておけば、この振り分けは設定だけで作れます。
このページでは、次の運用を例に設定手順を説明します。
| 担当できる職種 | 予約が入ったときの割り当て | |
|---|---|---|
| 医療メニュー | 看護師のみ | 空いている看護師 |
| エステメニュー | エステティシャン・看護師の両方 | エステティシャンを優先。エステティシャンが全員埋まっているときだけ看護師 |
こうしておくと、エステメニューの予約は先にエステティシャンへ入るため、 看護師の時間が医療メニューのために残りやすくなります。
設定に使う3つの部品
| 部品 | 役割 | この例での中身 |
|---|---|---|
| サブリソース | 担当スタッフ1人。1人につき1つのカレンダーを持ち、空きはそのカレンダーで判定します。 | エステティシャン2名・看護師2名 |
| リソース | 施術の枠。「誰が担当できるか」はここで決まります。 | 医療施術枠・エステ施術枠 |
| メニュー | お客様が予約画面で選ぶもの。リソースを紐づけます。 | 医療メニュー・エステメニュー |
ポイントは2つです。
- 担当できる範囲は「リソースを分ける」ことで表す。 1つのリソースに紐づけたスタッフは、全員がそのリソースを担当できる扱いになります。職種の組み合わせが違うなら、リソースを分けます。
- 優先順位は「サブリソースの並び順」で決める。 同じリソースを担当できる人が複数いるとき、並び順が上の人から割り当てます。
1. 担当スタッフをサブリソースとして登録する
「予約」→「メニュー」のサブリソースタブで、担当スタッフを1人ずつ登録します。 あとで並び順を判断しやすいよう、名前に職種を入れておくと運用が楽になります。
一覧の「適用リソース」列には、そのスタッフが担当できる施術枠が並びます。 上の例では、エステティシャンはエステ施術枠だけ、看護師はエステ施術枠と医療施術枠の両方を担当できる状態です。
2. 施術枠（リソース）を職種の組み合わせごとに分ける
リソースタブでリソースを作り、編集画面の「高度な設定」にあるサブリソース欄で、担当できるスタッフを選びます。
医療施術枠には、看護師だけを選びます。ここでエステティシャンを選ばなければ、医療メニューの予約がエステティシャンへ回ることはありません。
エステ施術枠には、エステティシャンと看護師の両方を選びます。 この「両方が担当できる枠」で、次の手順の並び順が効きます。
「予約数/間隔」も担当できる人数に合わせてください
リソース編集画面の予約数/間隔は、その施術枠が同じ時間帯に受け付ける件数の上限です（予約設定が「事前に空き枠を作成しない」のときに効きます）。
担当できる人数を増やしても、この値が小さいままだと担当者が空いていても上限で頭打ちになり、それ以上は予約が入りません。 管理画面でリソースを作ると初期値は 1 が入るため、そのままだと1件目の予約が入った時点でその時間帯の枠が消えます。 上の例では、医療施術枠は 2（看護師2名）、エステ施術枠は 4（エステ2名＋看護師2名）を入れています。 スタッフを追加したときは、この値の見直しも忘れないでください。
なお、この欄が空のまま保存されているリソース（古い設定やデータ取り込みで作られたもの）は、空き枠が1件も表示されません。枠が出ないときは、まずこの欄を確認してください。
3. メニューをリソースに紐づける
メニュータブで、メニューごとに使うリソースを紐づけます。医療メニューは医療施術枠へ、エステメニューはエステ施術枠へ紐づけます。
メニュー編集画面の「予約可能リソース」で、紐づけ先を確認できます。
医療メニューにエステ施術枠を紐づけない
「マルチリソース」を有効にしている場合、メニューに複数のリソースを紐づけると、その予約は 紐づけたリソースをすべて消費し、リソースごとに担当者が決まります（条件によっては1人が全部を担当します。詳しくは後述）。 無効の場合は、お客様が予約画面でリソースを1つ選びます。 どちらにしても「看護師しか担当できない」を守るには、医療メニューに紐づけるリソースを医療施術枠だけにしてください。
4. 並べ替えで優先順位を決める
サブリソースタブの「並べ替え」を開き、先に割り当てたいスタッフを上へドラッグします。 ここではエステティシャンを看護師より上に置きます。
「完了」で保存すると、以降の予約から反映されます。
並び順は全リソース共通です
並び順はスタッフごとに1つで、リソースごとに別々の順番を持つことはできません。 医療施術枠には看護師しか紐づいていないため、エステティシャンを上に置いても医療メニューの割り当ては変わりません。
割り当てのルール
- 空いているサブリソースのうち、並び順が上の人から割り当てます。 上の人が埋まっていれば、順に下へ回ります（1つのメニューで施術を続けて行う場合だけ例外があります。後述）。
- 予約画面に表示する空き枠の計算と、予約が確定するときの割り当ては同じ並び順を使います。表示と確定で判断が食い違って、空いているのに予約できないという状態にはなりません（他のお客様が先に同じ枠を確定した場合を除きます）。
- 空きはスタッフ本人のカレンダーで判定します。同じスタッフを複数のリソースに紐づけても、二重予約にはなりません。
- 空き枠の作成方式（予約設定の「事前に空き枠を作成する／しない」）がどちらでも、並び順は同じように効きます。
- 並び替えは次回以降の予約から反映されます。すでに入っている予約の担当者は変わりません。
並び替えをしていないと全員が同じ優先度になります
一度も並び替えをしていないサブリソースは、すべて同じ優先度として扱われ、割り当て順は登録順になります。 優先して割り当てたいスタッフがいるときは、必ず並び替えで明示してください。
1つのメニューで施術を続けて行う場合
予約設定で「マルチリソース」を有効にしていると、 1つのメニューに複数のリソースを紐づけて、施術を順番に続ける予約にできます。 このときの担当者の決まり方は2段構えで、まとめて1人が優先されます。
- 全部の施術を通して担当できる人を、並び順の上から探します。 見つかればその1人が全区間を担当します。
- 通しで担当できる人がいないときだけ、区間ごとに別々の担当者を割り当てます。
上の例（医療施術枠＝看護師のみ、エステ施術枠＝エステ＋看護師）で「医療施術 → エステ施術」と続く 60分のメニューを作ると、空き状況によって担当者は次のように決まります。
| そのときの空き状況 | 担当者 |
|---|---|
| 全員空いている | 看護師 森が60分すべてを担当（1人）。エステティシャンは並び順が上でも選ばれません |
| 看護師 森が塞がっている | 看護師 西村が60分すべてを担当（1人）。次の看護師へ繰り下がります |
| どちらの看護師も60分通しでは空いていない（前半か後半だけなら空いている） | 2人に分かれます。 医療施術は看護師、エステ施術は並び順が上のエステティシャン 岡本 |
| 医療施術を担当できる看護師が1人もいない | その時間帯の枠が出ません。 エステ施術枠に空きがあっても予約できません |
両方を担当できる人がいる限り、その人が通しで担当します。 上の例で「エステはエステティシャンに任せたい」と考えて医療とエステを1つのメニューにまとめると、 看護師が空いているかぎり看護師が両方を担当し、エステティシャンには回りません。 施術ごとに担当を分けたいなら、1つのメニューにまとめず、メニューを分けて別々に予約してもらってください。
担当者が2人に分かれたときは、それぞれのカレンダーに別々の予定が入ります（1人が通しで担当したときは1件です）。
「事前に空き枠を作成する」設定では2段構えになりません
「事前に空き枠を作成する」設定では、リソースごとに独立して空き枠を見るため、 「通しで担当できる人を先に探す」処理は動きません（結果として同じ人が両方に付くことはあります）。 どちらの設定でも、並び順が上のスタッフから割り当てるという基本は同じです。
区間が分かれるときは、まれに並び順どおりにならないことがあります
区間ごとに担当者を分けるときは、通常は並び順の上から順に割り当てます。 ただしその順で取ると「先の施術が、後の施術で唯一空いている人を取ってしまい、予約が成立しない」ことがあります。 その場合にかぎり、システムは全区間を埋められる組み合わせを探し直すため、並び順が上の人が先の区間に付かないことがあります。
職種が3つ以上あるときは
考え方は同じで、「担当できる職種の組み合わせ」の数だけリソースを作ります。 たとえば「有資格者のみ」「有資格者＋施術スタッフ」「全員」の3通りがあるなら、リソースを3つ作り、それぞれに担当できるスタッフを紐づけます。 並び順は全体で1つなので、「先に埋めたいスタッフほど上」という基準で通しの順番を決めてください。